Definire l'approvazione
Concordare la quantità di campioni, il metodo di ispezione, l'evidenza richiesta e la persona che approva il campione. Identificare eventuali requisiti di qualificazione o normativi prima di richiedere un preventivo.
Definire la fornitura ripetuta
Specificare formato di imballaggio, etichette di lotto, controllo delle revisioni, notifica delle modifiche e requisiti di movimentazione. Conservare un campione di riferimento ove appropriato. Lotto minimo, tempi e costi richiedono conferma del fornitore.
I dettagli sconosciuti sono benvenuti
Usare “si prega di consigliare” ove necessario e allegare una foto o uno schizzo chiaro. La prima discussione può definire gli elementi mancanti; non vincola a un materiale o a un progetto.